How to Email into SmartSuite (to Automate HR Data Entry) with Email Parser by Zapier

Most of us need to use multiple pieces

A maioria de nós precisa de utilizar várias peças

of software to make our day to day or our business operations function.

de software para fazer funcionar o nosso dia a dia ou as nossas operações comerciais funcionarem.

We generally have these specialty tools for things like bookkeeping or HR

Geralmente, temos estas ferramentas especializadas para coisas como contabilidade ou RH

that because they are so important and so confidential, they don't tend to play well

que, por serem tão importantes e tão confidenciais, não tendem a jogar bem

with the other tools we have inside our tech stack.

com as outras ferramentas que que temos dentro da nossa pilha de tecnologia.

For example, maybe you use Gusto for HR,

Por exemplo, talvez utilize o Gusto para RH,

like we do here at ProcessDriven, and you want to get information about

como nós fazemos aqui no ProcessDriven, e quer obter informações sobre

the new hire who just accepted your onboarding letter into your work

o novo contratado que acabou de aceitar a sua carta de integração no seu trabalho

management software where you actually go to find all of your tasks in SmartSuite.

software de gestão onde pode realmente ir para encontrar todas as suas tarefas no SmartSuite.

Well, normally, because Gusto and tools like it rarely connect well with the tools

Bem, normalmente, porque o Gusto e ferramentas como ele raramente se relacionam bem com as ferramentas

you have elsewhere, we would need to manually retype that information.

que tem noutro local, teríamos de de redigitar manualmente essa informação.

When we have the new hire, we create the new area in SmartSuite.

Quando temos a nova contratação, criamos a nova área no SmartSuite.

When we have the new time off request, we create the new Record in SmartSuite

Quando tivermos o novo pedido de folga, criamos um novo registo no SmartSuite

and that creation is a lot of manual data entry that can really slow down,

e que a criação é uma grande quantidade de dados manuais que pode ser muito lenta,

in this example, an HR function, but really any function of your business.

neste exemplo, uma função de RH, mas, na verdade, qualquer função da sua empresa.

So in this video, I want to talk about how we can leverage email,

Portanto, neste vídeo, quero falar sobre como podemos utilizar o correio eletrónico,

everyone's favorite topic, email to be our conduit and connect two

o tema preferido de todos, o correio eletrónico para ser o nosso canal e ligar dois

tools together that don't otherwise have a direct connection.

ferramentas que de outra forma não têm uma ligação direta.

While this can apply to so many use cases,

Embora isto se possa aplicar a muitos casos de utilização,

our specific example today is going to talk about HR data entry for time off

o nosso exemplo específico de hoje vai falar sobre a entrada de dados de RH para tempo livre

request that we might generate via Gusto that then come in via email.

pedidos que podemos gerar através do Gusto que depois chegam por correio eletrónico.

Then every time we get that email, we're going to have that email

Depois, sempre que recebermos esse e-mail, vamos ter esse e-mail

automatically be transferred into SmartSuite with all the relevant

automaticamente transferidos para o SmartSuite com todos os dados relevantes

details so that the relevant manager can approve it.

detalhes para que o gestor o gestor possa aprová-lo.

And rather than manual data entry being required in that middle step,

E em vez de ser necessária a introdução manual de dados necessária nesse passo intermédio,

we'll make sure it's automated using a tool called Zapier.

vamos certificar-nos de que é automatizado usando uma ferramenta chamada Zapier.

Thanks so much, SmartSuite, for sponsoring this video, and let's dive in.

Muito obrigado, SmartSuite, por patrocinar este vídeo, e vamos mergulhar nele.

Step one in our automation journey is to know what we are automating.

O primeiro passo na nossa jornada de automatização é saber o que estamos a automatizar.

And yes, we need to know the process here,

E sim, precisamos de conhecer o processo,

but specifically, what kind of communication should kick off this automated thing?

mas, especificamente, que tipo de comunicação deve dar início a esta coisa automatizada?

If you are like most people,

Se fores como a maioria das pessoas,

you are going to be automating after you have done something manually for a while,

se vai automatizar depois de ter feito algo manualmente durante algum tempo,

so you should have a very clear idea as to what we're looking for.

por isso deve ter uma ideia muito clara ideia do que estamos à procura.

If that's not the case for you, you might want to hold off on this whole

Se não for esse o teu caso, talvez queira adiar toda esta

process and take some time to do things manually until this is a quick answer.

processo e levar algum tempo a fazer as coisas manualmente até que esta seja uma resposta rápida.

In my case, it's a quick answer.

No meu caso, é uma resposta rápida.

I want time off request like the one you see here generated from our HR software,

Quero um pedido de dispensa de trabalho como o que vê aqui, gerado pelo nosso software de RH,

Gusto, to automatically become Records assigned to whoever's approving them

Gusto, para se tornarem automaticamente Registos atribuídos a quem os está a aprovar

in SmartSuite so our managers can easily find this information and approve it when

no SmartSuite para que os nossos gestores possam facilmente encontrar facilmente esta informação e aprová-la quando

they start their day in SmartSuite and look at my work.

começam o dia no SmartSuite e olham para o meu trabalho.

I want those requests to show up here so

Quero que esses pedidos apareçam aqui para

people aren't having to work in their email.

as pessoas não estão a ter de trabalhar no seu correio eletrónico.

To complete this step, make sure you grab at least one example

Para concluir esta etapa, certifique-se de que pega pelo menos um exemplo

of what this email looks like and keep it on hand.

de como é este correio eletrónico e mantê-lo à mão.

Open it in a new tab, have it handy,

Abra-o num novo separador, tenha-o à mão,

because we're going to want to be able to reference what's unique about this

porque vamos querer ser capazes de fazer referência ao que é único neste

email in order to focus our trigger down the line.

e-mail, a fim de concentrar o nosso gatilho ao longo da linha.

In this case, I know that these request

Neste caso, sei que este pedido

emails always have the language requested time off.

as mensagens de correio eletrónico têm sempre a língua pedido de folga.

They always come from the Gusto email,

Vêm sempre do correio eletrónico Gusto,

and they always have a subject line that looks something like this.

e têm sempre uma linha de assunto que é mais ou menos assim.

This information is going to be useful

Esta informação vai ser útil

to me for later, but for now, just identify it and set it to the side.

para mim para mais tarde, mas por agora, basta identificá-lo e pô-lo de lado.

Step two in our process of automation is

A segunda etapa do nosso processo de automatização é

going to the opposite side and figuring out our end destination.

indo para o lado oposto e descobrir o nosso destino final.

Where do we want things to end up?

Onde é que queremos que as coisas acabem?

Lucky for me, I've already made my life super easy and I've installed the Template

Felizmente para mim, já facilitei a minha vida super fácil e já instalei o Template

called Time Off Request into my SmartSuite account.

chamado Pedido de dispensa de trabalho na minha conta SmartSuite.

This Template includes all of the key elements I need in order to bring this

Este modelo inclui todos os elementos elementos essenciais de que necessito para

to life, but depending on what data you're automating, you might need a different

mas, dependendo dos dados que está a a automatizar, poderá precisar de um

type of Template or to create one from scratch.

tipo de modelo ou para criar um de raiz.

Basically, you just want to make sure

Basicamente, o que se pretende é ter a certeza de que

whatever your process is, you've got a spot for it in SmartSuite.

qualquer que seja o seu processo, tem um lugar para ele no SmartSuite.

Thank goodness for SmartSuite Templates

Graças a Deus, os modelos SmartSuite

because it makes it really fast to get these set up.

porque faz com que seja realmente rápido para os configurar.

Once we've identified this spot,

Depois de identificarmos este local,

we can once again set this to the side because we will need this later on.

podemos, mais uma vez, pôr isto de lado porque vamos precisar disto mais tarde.

But for now, we can focus just on the connection piece,

Mas, para já, podemos concentrar-nos apenas na parte da ligação,

which is really where our time is going to be spent today.

que é realmente onde o nosso tempo que é onde o nosso tempo vai ser gasto hoje.

To connect our email to SmartSuite, we have two options available to us.

Para ligar o nosso correio eletrónico ao SmartSuite, temos duas opções à nossa disposição.

The first option is to use the Automations feature inside of SmartSuite and look

A primeira opção é utilizar a funcionalidade Automatizações dentro do SmartSuite e procurar

for the trigger, meaning the kick off that relates to our

para o gatilho, ou seja, o pontapé de saída que se relaciona com o nosso

email, whether that's Google, Gmail, whatever you want to call it,

e-mail, quer seja Google, Gmail, o que quer que lhe queiram chamar,

or Outlook or something else, we could use that email as our kick off.

ou Outlook ou qualquer outra coisa, poderíamos usar esse e-mail como pontapé de saída.

At the time of recording this video, I'm being impatient and I don't want

Na altura da gravação deste vídeo, estou a ser impaciente e não quero

to wait for when both of these options are available.

para esperar quando ambas as opções estiverem disponíveis.

So just to give us more flexibility and to make sure you get this help as

Assim, só para nos dar mais flexibilidade e para garantir que recebe esta ajuda como

quickly as possible, I'm going to go through option number two.

o mais rapidamente possível, vou passar pela opção número dois.

The second method involves going up to the top of your page,

O segundo método consiste em subir para o topo da sua página,

scrolling on down until you see Zapier and giving that a click.

rolando para baixo até ver Zapier e clicar nele.

The Zapier option, which is a third party

A opção Zapier, que é um serviço de terceiros

tool that connects things together, works very similarly to the integrations,

ferramenta que liga as coisas entre si, funciona de forma muito semelhante às integrações,

but it gives us a bit more flexibility in that it allows us to connect to many

mas dá-nos um pouco mais de flexibilidade na medida em que nos permite ligar a muitos

more tools versus just SmartSuite to Zapier.

mais ferramentas em vez de apenas SmartSuite para Zapier.

So if we had a more complicated workflow, that'd be nice to have.

Portanto, se tivéssemos um fluxo de trabalho mais complicado, seria bom tê-lo.

When you click on it,

Quando se clica nele,

you will see a page like this appear, and this is Zapier's website.

verá aparecer uma página como esta, e este é o site do Zapier.

On this page, you will see a bunch of preprogrammed connections available between SmartSuite and other tools

Nesta página, verá uma série de ligações pré-programadas disponíveis entre o SmartSuite e outras ferramentas

and that's really what Zapier does, by the way.

e é isso mesmo que o Zapier faz, a propósito.

In case you don't know, Zapier allows you to take a tool like

Caso não saiba, Zapier permite-lhe utilizar uma ferramenta como

SmartSuite and connect it with pretty much anything else on the internet,

SmartSuite e ligá-lo a praticamente praticamente tudo o que existe na Internet,

anything else that integrates with Zapier

qualquer outra coisa que se integre com o Zapier

and Zapier just acts as the middleman or

e o Zapier actua apenas como intermediário ou

the translator to make data from one tool make sense and connect to another tool.

o tradutor para que os dados de uma ferramenta façam sentido e se liguem a outra ferramenta.

So in here, if I scroll down on the SmartSuite

Portanto, aqui, se eu descer no SmartSuite

integrations, we can see all of the many, many, many, many, many, many, many,

integrações, podemos ver todas as muitas, muitas, muitas, muitas, muitas, muitas, muitas, muitas,

I could just keep clicking here, apps that SmartSuite can connect to.

Podia continuar a clicar aqui, aplicações a que o SmartSuite se pode ligar.

But because I know exactly what I want

Mas porque sei exatamente o que quero

and I don't need to browse through all of those examples,

e não preciso de navegar por todos todos esses exemplos,

I'm going to sign up using ProcessDriven's affiliate link or log

Vou inscrever-me utilizando o a ligação de afiliado do ProcessDriven ou registo

in if I already have an account and go into the back end of Zapier to create

se eu já tiver uma conta e for no back end do Zapier para criar

something custom from scratch just for this application.

algo personalizado de raiz só para esta aplicação.

So go ahead, take a moment,

Por isso, vá em frente, pare um momento,

sign up or log in, and then we'll take it away from the Dashboard.

inscrever-se ou iniciar sessão, e depois vamos retirá-lo do painel de controlo.

Once you log in, you're going to see a page that looks something like this

Depois de iniciar sessão, verá uma página com o seguinte aspeto

and this is like our back end Dashboard home inside of Zapier.

e este é o nosso back end Painel de controlo dentro do Zapier.

All you need to do is click the giant Create Zap button.

Tudo o que precisa de fazer é clicar no botão gigante Criar Zap.

When you give it a click, you're going to see something like this

Quando se faz um clique, verá algo como isto

and if you haven't gathered, this is very similar in set up

e se ainda não perceberam, este é muito semelhante em termos de configuração

to the SmartSuite Automations we talked about earlier.

para as automatizações do SmartSuite de que falámos anteriormente.

Trigger, action.

Gatilho, ação.

Zapier and SmartSuite have very similar approaches to this,

O Zapier e o SmartSuite têm abordagens muito semelhantes a esta questão,

so as soon as you grasp one, you'll be fluent on both

por isso, assim que perceberes uma, serás fluente em ambos

and they're really not as scary as they look.

e não são realmente tão assustadores como parecem.

So first up, we need to set our trigger.

Assim, em primeiro lugar, precisamos de definir o nosso acionador.

When does Zapier do something,

Quando é que o Zapier faz alguma coisa,

transfer information from our email to SmartSuite?

transferir informações do nosso correio eletrónico para o SmartSuite?

Should it do it for all emails, some emails?

Deve fazê-lo para todas as mensagens de correio eletrónico, algumas mensagens de correio eletrónico?

Well, remember the email you identified earlier.

Bem, lembrem-se do e-mail que identificou anteriormente.

That's going to be the one that we want to kick this off.

Esse vai ser o que queremos para dar o pontapé de saída.

And yes, we could have Zapier watch every

E sim, poderíamos ter o Zapier a observar cada

email we ever send until one like that is received.

e-mail que enviamos até que um como este seja recebido.

But I prefer something a little bit more flexible, and that's why we're going

Mas eu prefiro algo um pouco mais flexível, e é por isso que vamos

to choose the Email Parser by Zapier instead.

para escolher o Email Parser do Zapier.

So Email Parser by Zapier is going to generate a Zapier inbox,

Assim, o Email Parser by Zapier vai gerar uma caixa de entrada do Zapier,

an email address that when we send information into it,

um endereço de correio eletrónico que, quando enviamos informações para ele,

Zapier is going to look at the whole email and break it out into data points

O Zapier vai analisar todo o e-mail e dividi-lo em pontos de dados

that we can then use in our SmartSuite account.

que podemos utilizar na nossa conta conta SmartSuite.

So it's not just one big email, it's little pieces.

Portanto, não é apenas um grande e-mail, são pequenos pedaços.

Under the event,

No âmbito do evento,

we're going to say anytime there is a new email received at this inbox,

vamos dizer que sempre que houver um novo correio eletrónico recebido nesta caixa de entrada,

we are going to move forward and have something happen.

vamos avançar e fazer com que algo aconteça.

Notice that it does remind you to set up your Parser email account.

Repare que ele lembra-o para configurar a sua conta de correio eletrónico do Parser.

You will need to do that in order to move forward with this particular method.

Terá de o fazer para poder avançar avançar com este método específico.

So before we go on, let's take a moment to set up that Parser inbox.

Por isso, antes de continuarmos, vamos tirar um momento para configurar a caixa de entrada do Parser.

To do that, we're going to go to yet another URL and set up our email Parser.

Para o fazer, vamos a mais um outro URL e configurar o nosso analisador de correio eletrónico.

What this does, which is beautifully displayed on this

O que é que isto faz, que é lindamente exibido neste

website page here, is it looks at things sent to a certain email.

página do site aqui, é que ele olha as coisas enviadas para um determinado e-mail.

It looks at them based on a Template you

Analisa-os com base num modelo que

create, and it breaks things down into pieces of data,

criar, e divide as coisas em pedaços de dados,

things that you can extract and put easily into SmartSuite Fields.

coisas que pode extrair e colocar facilmente nos campos do SmartSuite.

This functionality, which is free, built into Zapier, very cool,

Esta funcionalidade, que é gratuita, integrada no Zapier, muito fixe,

allows us to ensure we're not just attaching an entire email

permite-nos garantir que não estamos apenas a anexar uma mensagem de correio eletrónico inteira

to SmartSuite and we just have to figure out what the request is for.

para o SmartSuite e só temos descobrir para que serve o pedido.

No, no, no, we can look at the email request and break it down into smaller pieces

Não, não, não, podemos olhar para o pedido de correio eletrónico e dividi-lo em pedaços mais pequenos

that can each end up in different Fields, assignee slots, a requestee name,

que podem acabar em campos diferentes, slots de cessionário, um nome de requerente,

requestee duration, slots inside of SmartSuite.

duração do pedido, slots dentro do SmartSuite.

So on this page, we're going to go ahead

Por isso, nesta página, vamos avançar

and log in with our Zapier account we just created before.

e inicie sessão com a nossa conta Zapier que acabámos de criar anteriormente.

Then give them permission to talk to each other because we are going to need that.

Depois, dêem-lhes autorização para falarem uns com os outros porque vamos precisar disso.

Then once we're in here, we can start creating mailboxes.

Depois, quando estivermos aqui, podemos começar a criar caixas de correio.

To create a mailbox, which is basically a recipient for this

Para criar uma caixa de correio, que é basicamente um destinatário para este

whole thing, we're going to click Create Mailbox.

tudo, vamos clicar em Criar caixa de correio.

Once we do that, we're going to see a page

Quando o fizermos, veremos uma página

like this that allows us to take a URL to a specific inbox that Zapier created,

como este, que nos permite pegar num URL para uma caixa de entrada específica que o Zapier criou,

and we want to forward that example email we found in step one.

e queremos reencaminhar o exemplo de e-mail que encontrámos no primeiro passo.

So locate that original email and click forward to send it to your relevant inbox.

Por isso, localize a mensagem de correio eletrónico original e clique em para o enviar para a sua caixa de entrada relevante.

This is what's going to kick it all off.

Isto é o que vai dar início a tudo.

Once you send the email, you can wait till Zapier auto refreshes

Depois de enviar a mensagem de correio eletrónico, pode esperar que o Zapier se actualize automaticamente

or just click the refresh page to look for new email button.

ou clicar no botão atualizar página para procurar um novo botão de correio eletrónico.