How to Email into SmartSuite (to Automate HR Data Entry) with Email Parser by Zapier

Most of us need to use multiple pieces

A maioria de nós precisa usar vários

of software to make our day to day or our business operations function.

softwares para fazer o dia a dia ou a operação do negócio funcionar.

We generally have these specialty tools for things like bookkeeping or HR

Geralmente temos ferramentas especializadas para coisas como contabilidade ou RH

that because they are so important and so confidential, they don't tend to play well

que, por serem tão importantes e tão confidenciais, costumam não se dar bem

with the other tools we have inside our tech stack.

com as outras ferramentas que temos no nosso conjunto de tecnologia.

For example, maybe you use Gusto for HR,

Por exemplo, talvez você use o Gusto para RH,

like we do here at ProcessDriven, and you want to get information about

como a gente aqui na ProcessDriven, e queira levar a informação sobre

the new hire who just accepted your onboarding letter into your work

a nova contratada que acabou de aceitar a carta de admissão para o software

management software where you actually go to find all of your tasks in SmartSuite.

de gestão de trabalho, onde você de fato vai procurar todas as suas tarefas, o SmartSuite.

Well, normally, because Gusto and tools like it rarely connect well with the tools

Normalmente, como o Gusto e ferramentas parecidas raramente se conectam bem com as

you have elsewhere, we would need to manually retype that information.

que você tem em outros lugares, a gente teria que redigitar essa informação na mão.

When we have the new hire, we create the new area in SmartSuite.

Quando temos a nova contratada, criamos a nova área no SmartSuite.

When we have the new time off request, we create the new Record in SmartSuite

Quando temos o novo pedido de folga, criamos o novo Registro no SmartSuite,

and that creation is a lot of manual data entry that can really slow down,

e essa criação é um monte de digitação manual que pode atrasar bastante,

in this example, an HR function, but really any function of your business.

neste exemplo, uma função de RH, mas na verdade qualquer função do seu negócio.

So in this video, I want to talk about how we can leverage email,

Então, neste vídeo, eu quero falar sobre como podemos usar o e-mail,

everyone's favorite topic, email to be our conduit and connect two

o assunto favorito de todo mundo, o e-mail, como nosso canal para conectar duas

tools together that don't otherwise have a direct connection.

ferramentas que, de outro jeito, não têm ligação direta.

While this can apply to so many use cases,

Embora isso sirva para muitos casos de uso,

our specific example today is going to talk about HR data entry for time off

o nosso exemplo específico de hoje vai tratar de digitação de dados de RH para pedidos

request that we might generate via Gusto that then come in via email.

de folga que a gente pode gerar pelo Gusto e que chegam por e-mail.

Then every time we get that email, we're going to have that email

Aí, toda vez que a gente receber esse e-mail, vamos fazer com que ele seja

automatically be transferred into SmartSuite with all the relevant

transferido automaticamente para o SmartSuite com todos os detalhes

details so that the relevant manager can approve it.

relevantes, para que o gestor responsável possa aprovar.

And rather than manual data entry being required in that middle step,

E, em vez de exigir digitação manual nesse passo do meio,

we'll make sure it's automated using a tool called Zapier.

vamos garantir que seja automatizado usando uma ferramenta chamada Zapier.

Thanks so much, SmartSuite, for sponsoring this video, and let's dive in.

Muito obrigada, SmartSuite, por patrocinar este vídeo — e vamos lá.

Step one in our automation journey is to know what we are automating.

O passo um da nossa jornada de automação é saber o que estamos automatizando.

And yes, we need to know the process here,

E, sim, precisamos conhecer o processo aqui,

but specifically, what kind of communication should kick off this automated thing?

mas, especificamente: que tipo de comunicação deve disparar essa coisa automática?

If you are like most people,

Se você for como a maioria das pessoas,

you are going to be automating after you have done something manually for a while,

vai automatizar depois de ter feito algo manualmente por um tempo,

so you should have a very clear idea as to what we're looking for.

então deve ter uma ideia bem clara do que estamos procurando.

If that's not the case for you, you might want to hold off on this whole

Se não for o seu caso, talvez seja melhor segurar esse

process and take some time to do things manually until this is a quick answer.

processo todo e passar um tempo fazendo as coisas na mão, até que essa resposta seja rápida.

In my case, it's a quick answer.

No meu caso, é uma resposta rápida.

I want time off request like the one you see here generated from our HR software,

Eu quero que pedidos de folga como o que você vê aqui, gerados pelo nosso software de RH,

Gusto, to automatically become Records assigned to whoever's approving them

o Gusto, virem automaticamente Registros atribuídos a quem vai aprová-los

in SmartSuite so our managers can easily find this information and approve it when

no SmartSuite, para os nossos gestores acharem essa informação com facilidade e aprovarem quando

they start their day in SmartSuite and look at my work.

começarem o dia no SmartSuite e olharem o meu trabalho.

I want those requests to show up here so

Eu quero que esses pedidos apareçam aqui, para

people aren't having to work in their email.

as pessoas não terem que trabalhar dentro do e-mail.

To complete this step, make sure you grab at least one example

Para concluir este passo, pegue pelo menos um exemplo

of what this email looks like and keep it on hand.

de como esse e-mail é e deixe à mão.

Open it in a new tab, have it handy,

Abra numa nova aba, deixe acessível,

because we're going to want to be able to reference what's unique about this

porque vamos querer conseguir consultar o que há de único nesse

email in order to focus our trigger down the line.

e-mail, para afinar o nosso gatilho mais adiante.

In this case, I know that these request

Neste caso, eu sei que esses e-mails de pedido

emails always have the language requested time off.

sempre têm a expressão “requested time off” (pediu folga).

They always come from the Gusto email,

Eles sempre vêm do e-mail do Gusto

and they always have a subject line that looks something like this.

e sempre têm um assunto que se parece com isto.

This information is going to be useful

Essa informação vai ser útil

to me for later, but for now, just identify it and set it to the side.

para mim mais tarde, mas por ora é só identificar e deixar de lado.

Step two in our process of automation is

O passo dois do nosso processo de automação é

going to the opposite side and figuring out our end destination.

ir para o lado oposto e descobrir o nosso destino final.

Where do we want things to end up?

Onde a gente quer que as coisas parem?

Lucky for me, I've already made my life super easy and I've installed the Template

Por sorte, eu já facilitei muito a minha vida e instalei o Modelo

called Time Off Request into my SmartSuite account.

chamado Time Off Request (pedido de folga) na minha conta do SmartSuite.

This Template includes all of the key elements I need in order to bring this

Esse Modelo já inclui todos os elementos principais de que preciso para colocar isso

to life, but depending on what data you're automating, you might need a different

de pé, mas, dependendo dos dados que você está automatizando, talvez precise de outro

type of Template or to create one from scratch.

tipo de Modelo ou de criar um do zero.

Basically, you just want to make sure

Basicamente, você só quer garantir que,

whatever your process is, you've got a spot for it in SmartSuite.

seja qual for o seu processo, exista um lugar para ele no SmartSuite.

Thank goodness for SmartSuite Templates

Ainda bem que existem os Modelos do SmartSuite,

because it makes it really fast to get these set up.

porque isso deixa muito rápido montar essas coisas.

Once we've identified this spot,

Depois de identificar esse lugar,

we can once again set this to the side because we will need this later on.

podemos de novo deixar de lado, porque vamos precisar dele mais tarde.

But for now, we can focus just on the connection piece,

Mas, por enquanto, dá para focar só na parte da conexão,

which is really where our time is going to be spent today.

que é onde o nosso tempo vai ser gasto hoje.

To connect our email to SmartSuite, we have two options available to us.

Para conectar o nosso e-mail ao SmartSuite, temos duas opções disponíveis.

The first option is to use the Automations feature inside of SmartSuite and look

A primeira é usar o recurso de Automações dentro do SmartSuite e procurar

for the trigger, meaning the kick off that relates to our

o gatilho — ou seja, o disparo que se refere ao nosso

email, whether that's Google, Gmail, whatever you want to call it,

e-mail, seja Google, Gmail, como você quiser chamar,

or Outlook or something else, we could use that email as our kick off.

ou Outlook, ou outra coisa. Poderíamos usar esse e-mail como disparo.

At the time of recording this video, I'm being impatient and I don't want

Na época em que gravo este vídeo, eu estou impaciente e não quero

to wait for when both of these options are available.

esperar até as duas opções estarem disponíveis.

So just to give us more flexibility and to make sure you get this help as

Então, só para nos dar mais flexibilidade e garantir que você receba essa ajuda o

quickly as possible, I'm going to go through option number two.

mais rápido possível, eu vou pelo caminho número dois.

The second method involves going up to the top of your page,

O segundo método envolve ir até o topo da sua página,

scrolling on down until you see Zapier and giving that a click.

rolar para baixo até ver Zapier e clicar ali.

The Zapier option, which is a third party

A opção Zapier, que é uma ferramenta

tool that connects things together, works very similarly to the integrations,

de terceiros que conecta coisas, funciona de um jeito bem parecido com as integrações,

but it gives us a bit more flexibility in that it allows us to connect to many

mas nos dá um pouco mais de flexibilidade, porque permite conectar a muito

more tools versus just SmartSuite to Zapier.

mais ferramentas do que só SmartSuite com Zapier.

So if we had a more complicated workflow, that'd be nice to have.

Então, se tivéssemos um fluxo mais complicado, seria bom ter isso.

When you click on it,

Quando você clica,

you will see a page like this appear, and this is Zapier's website.

vai ver aparecer uma página assim, e este é o site do Zapier.

On this page, you will see a bunch of preprogrammed connections available between SmartSuite and other tools

Nesta página, você vai ver um monte de conexões já prontas disponíveis entre o SmartSuite e outras ferramentas —

and that's really what Zapier does, by the way.

e é isso que o Zapier faz, aliás.

In case you don't know, Zapier allows you to take a tool like

Caso você não saiba, o Zapier permite pegar uma ferramenta como o

SmartSuite and connect it with pretty much anything else on the internet,

SmartSuite e conectá-la com praticamente qualquer outra coisa na internet,

anything else that integrates with Zapier

qualquer coisa que se integre com o Zapier;

and Zapier just acts as the middleman or

e o Zapier funciona como o intermediário, ou

the translator to make data from one tool make sense and connect to another tool.

o tradutor, para fazer o dado de uma ferramenta fazer sentido e se conectar a outra.

So in here, if I scroll down on the SmartSuite

Então, aqui, se eu rolo para baixo nas integrações

integrations, we can see all of the many, many, many, many, many, many, many,

do SmartSuite, dá para ver todos os muitos, muitos, muitos, muitos, muitos, muitos, muitos

I could just keep clicking here, apps that SmartSuite can connect to.

— eu poderia ficar clicando aqui — aplicativos aos quais o SmartSuite pode se conectar.

But because I know exactly what I want

Mas, como eu sei exatamente o que quero

and I don't need to browse through all of those examples,

e não preciso navegar por todos esses exemplos,

I'm going to sign up using ProcessDriven's affiliate link or log

vou me cadastrar usando o link de afiliado da ProcessDriven, ou entrar

in if I already have an account and go into the back end of Zapier to create

se eu já tiver conta, e ir para os bastidores do Zapier criar

something custom from scratch just for this application.

algo personalizado do zero, só para esta aplicação.

So go ahead, take a moment,

Então vá lá, tire um minuto,

sign up or log in, and then we'll take it away from the Dashboard.

cadastre-se ou entre, e depois a gente continua a partir do Painel.

Once you log in, you're going to see a page that looks something like this

Assim que você entrar, vai ver uma página parecida com esta,

and this is like our back end Dashboard home inside of Zapier.

que é tipo o nosso Painel interno, a casa dentro do Zapier.

All you need to do is click the giant Create Zap button.

Tudo o que você precisa fazer é clicar no botão gigante Create Zap.

When you give it a click, you're going to see something like this

Quando você clica, vai ver algo assim;

and if you haven't gathered, this is very similar in set up

e, se você não percebeu, isto é muito parecido em configuração

to the SmartSuite Automations we talked about earlier.

com as Automações do SmartSuite de que falamos antes.

Trigger, action.

Gatilho, ação.

Zapier and SmartSuite have very similar approaches to this,

O Zapier e o SmartSuite têm abordagens muito parecidas para isso,

so as soon as you grasp one, you'll be fluent on both

então, assim que você entender uma, vai ficar fluente nas duas —

and they're really not as scary as they look.

e elas não são tão assustadoras quanto parecem.

So first up, we need to set our trigger.

Então, primeiro, precisamos definir o nosso gatilho.

When does Zapier do something,

Quando o Zapier faz alguma coisa,

transfer information from our email to SmartSuite?

transferindo informação do nosso e-mail para o SmartSuite?

Should it do it for all emails, some emails?

Ele deve fazer isso para todos os e-mails, para alguns e-mails?

Well, remember the email you identified earlier.

Bom, lembre daquele e-mail que você identificou antes.

That's going to be the one that we want to kick this off.

É ele que vai ser o disparo disso tudo.

And yes, we could have Zapier watch every

E, sim, a gente poderia fazer o Zapier vigiar cada

email we ever send until one like that is received.

e-mail que a gente manda até chegar um daquele tipo.

But I prefer something a little bit more flexible, and that's why we're going

Mas eu prefiro algo um pouco mais flexível, e é por isso que vamos

to choose the Email Parser by Zapier instead.

escolher o Email Parser by Zapier no lugar.

So Email Parser by Zapier is going to generate a Zapier inbox,

Então, o Email Parser by Zapier vai gerar uma caixa de entrada do Zapier,

an email address that when we send information into it,

um endereço de e-mail que, quando a gente manda informação para ele,

Zapier is going to look at the whole email and break it out into data points

o Zapier olha o e-mail inteiro e o quebra em pedaços de dado

that we can then use in our SmartSuite account.

que a gente pode usar depois na nossa conta do SmartSuite.

So it's not just one big email, it's little pieces.

Ou seja, não é um e-mail grandão só, são pedacinhos.

Under the event,

Em “evento”,

we're going to say anytime there is a new email received at this inbox,

vamos dizer: toda vez que houver um novo e-mail recebido nesta caixa de entrada,

we are going to move forward and have something happen.

a gente vai seguir em frente e fazer alguma coisa acontecer.

Notice that it does remind you to set up your Parser email account.

Repare que ele lembra você de configurar a sua conta de e-mail do Parser.

You will need to do that in order to move forward with this particular method.

Você vai precisar fazer isso para seguir com este método específico.

So before we go on, let's take a moment to set up that Parser inbox.

Então, antes de continuar, vamos tirar um minuto para configurar essa caixa do Parser.

To do that, we're going to go to yet another URL and set up our email Parser.

Para isso, vamos até mais uma URL e configuramos o nosso email Parser.

What this does, which is beautifully displayed on this

O que isso faz, e está lindamente mostrado nesta

website page here, is it looks at things sent to a certain email.

página do site aqui, é olhar o que é enviado para um certo e-mail.

It looks at them based on a Template you

Ele olha com base num Modelo que você

create, and it breaks things down into pieces of data,

cria e quebra as coisas em pedaços de dado,

things that you can extract and put easily into SmartSuite Fields.

coisas que você pode extrair e colocar facilmente nos Campos do SmartSuite.

This functionality, which is free, built into Zapier, very cool,

Essa funcionalidade, que é gratuita e já vem no Zapier, muito legal,

allows us to ensure we're not just attaching an entire email

garante que a gente não fique só anexando um e-mail inteiro

to SmartSuite and we just have to figure out what the request is for.

no SmartSuite e tenha que descobrir do que se trata o pedido.

No, no, no, we can look at the email request and break it down into smaller pieces

Não, não, não: dá para olhar o pedido por e-mail e quebrá-lo em pedaços menores,

that can each end up in different Fields, assignee slots, a requestee name,

que podem ir cada um para Campos diferentes: campo de responsável, nome de quem pediu,

requestee duration, slots inside of SmartSuite.

duração pedida, espaços dentro do SmartSuite.

So on this page, we're going to go ahead

Então, nesta página, a gente vai

and log in with our Zapier account we just created before.

entrar com a nossa conta do Zapier que acabamos de criar.

Then give them permission to talk to each other because we are going to need that.

Depois, dê permissão para os dois conversarem, porque vamos precisar disso.

Then once we're in here, we can start creating mailboxes.

Aí, uma vez aqui dentro, podemos começar a criar caixas de correio.

To create a mailbox, which is basically a recipient for this

Para criar uma caixa, que é basicamente um destinatário para

whole thing, we're going to click Create Mailbox.

tudo isso, vamos clicar em Create Mailbox.

Once we do that, we're going to see a page

Feito isso, vamos ver uma página

like this that allows us to take a URL to a specific inbox that Zapier created,

assim, que permite pegar uma URL para uma caixa específica que o Zapier criou;

and we want to forward that example email we found in step one.

e a gente quer encaminhar aquele e-mail de exemplo que achamos no passo um.

So locate that original email and click forward to send it to your relevant inbox.

Então localize aquele e-mail original e clique em encaminhar para mandá-lo à caixa correspondente.

This is what's going to kick it all off.

É isso que vai disparar tudo.

Once you send the email, you can wait till Zapier auto refreshes

Depois de mandar o e-mail, você pode esperar o Zapier atualizar sozinho

or just click the refresh page to look for new email button.

ou só clicar no botão de atualizar a página para procurar novos e-mails.