6 Tiny Habits That Save Me 15 Hours A Week In My Business

If you want to systemize your business, you need to build

Se você quer sistematizar seu negócio, precisa construir

systems and not just set goals.

sistemas, e não só definir metas.

The problem is knowing which systems to set up to actually

O problema é que saber quais sistemas montar para de fato

save you time can be really

economizar seu tempo pode ser

overwhelming in a project in and of itself. So in this video, I'm

super cansativo — vira um projeto à parte. Então, neste vídeo, eu

going to share the six

vou compartilhar os seis

systems I use in my business every single week to

sistemas que uso no meu negócio toda semana para

consistently save me time in the hopes that

economizar tempo de forma consistente, na esperança de

you can steal them for your business as well. I'm going to

que você possa roubá-los para o seu negócio também. Vou

start off with one I've been

começar por um que venho

recommending for years to our clients who are coming to us to

recomendando há anos para os clientes que nos procuram para

systemize their business,

sistematizar o negócio deles:

and that is forms. You see, most people use forms in their

os formulários. A maioria das pessoas usa formulário no

business for external-facing

negócio para pedidos que vêm

requests, right? If you go to contact a business, you

de fora, certo? Se você vai entrar em contato com uma empresa,

might go to a contact form.

talvez use um formulário de contato.

If you're going to apply for a job at a company, you might

Se você vai se candidatar a uma vaga numa empresa, talvez

contact them through their job application

fale com ela pelo formulário de candidatura.

form. Forms are generally used for external uses, but in my

Formulário costuma ser usado para coisas externas, mas no meu

business, I've actually found

negócio eu descobri que

using them for myself can be one of the most time-saving systems

usá-lo para mim mesma pode ser um dos sistemas que mais economizam

I have. Some examples of

tempo que eu tenho. Alguns exemplos de

forms I use in my business are number one, a form to report a

formulários que uso no meu negócio: número um, um formulário para relatar

mistake. So if I spot a mistake,

erro. Se eu vejo um erro,

say on the website or in the inbox or whatever, as business

digamos no site ou na caixa de entrada, ou o que for, como

owners do, rather than me just doing it

todo dono de negócio vê, em vez de eu mesma resolver

because it would be faster to do it myself, I built a form to

porque seria mais rápido fazer sozinha, eu criei um formulário para

quickly report that to the team.

relatar isso rapidinho para o time.

This makes delegation go from a 10 minute chore to a one minute

Isso faz a delegação sair de uma tarefa chata de 10 minutos para um

type in a form task. Huge time

preencher-formulário de um minuto. Economia enorme

savings. Second one, idea form. If I have an idea for something

de tempo. O segundo: formulário de ideia. Se eu tenho uma ideia de algo

new and shiny in my business,

novo e brilhante para o negócio,

normally I would jot it down in a notebook and then lose it

normalmente eu anotaria num caderno e perderia aquilo

forever. Instead, I have a form for

para sempre. Em vez disso, tenho um formulário para

that to quickly capture ideas and put them inside my work

capturar ideias rapidamente e jogá-las dentro da minha

tool. The third form that I use that's

ferramenta de trabalho. O terceiro formulário que eu uso e que

been particularly helpful is for work trip planning. So lately

tem ajudado bastante é o de planejar viagem de trabalho. Ultimamente

I've been doing a lot of

eu tenho ido a muitos

conferences and in-person networking stuff. And every time

congressos e eventos de networking presencial. E toda vez

I find one of those events,

que eu acho um desses eventos,

I previously would have to think about all the logistics of

antes eu tinha que pensar em toda a logística de

planning and organizing and

planejar, organizar,

booking flights and all this other stuff. I could have gone

comprar passagem e todo esse resto. Eu poderia procurar

to a travel agent, but that felt like a

uma agência de viagem, mas isso parecia um

lot of extra steps, especially in today's AI age. So I built a

monte de passo extra, ainda mais nesta era da IA. Então criei um

form. Every time I fill in that form

formulário. Toda vez que preencho aquele formulário

with basic information about the travel I have upcoming, it

com as informações básicas da viagem que está por vir, ele

automatically creates a series of

cria automaticamente uma série de ⏎

tasks for my team to help coordinate all that needs to

tarefas para o meu time ajudar a coordenar tudo que precisa

happen. Some things I have to do,

acontecer. Algumas coisas eu tenho que fazer,

some things other people do, but all of those actions are

outras são de outras pessoas, mas todas essas ações são

instantly created from that one form.

criadas na hora a partir daquele formulário.

These forms don't just save me 20, 30 minutes on creating a

Esses formulários não economizam só 20, 30 minutos de criar um

bunch of tasks that I have to then do

monte de tarefa que eu teria que fazer

or delegate later. They also save me time because I can

ou delegar depois. Eles também economizam tempo porque eu consigo

access them very quickly on the go. The way

acessá-los muito rápido quando estou na rua. A forma como

I added these to my phone, by the way, is by sending the link

eu coloquei isso no celular, aliás, foi mandando o link

to the form to my phone, whether

do formulário para o meu telefone, seja

by texting, emailing, whatever, opening that link, and then

por mensagem, e-mail, o que for, abrindo aquele link e depois

using the browser settings to add that as

usando as opções do navegador para adicionar aquilo como

a shortcut to my homepage. This works for Apple, Android,

atalho na tela inicial. Isso funciona em Apple, Android,

whatever else, but it's a really time

o que for, mas é uma dica que economiza muito

saving tip that I share with pretty much all my clients. Now,

tempo e que eu passo para praticamente todos os meus clientes. E,

speaking of sharing, the second

por falar em compartilhar, o segundo

system I have is one that is set up once and then is always just

sistema que eu tenho é um que se configura uma vez e depois só fica

saving me time every single week.

economizando tempo toda semana.

And that is a system of having transparent information across

E é um sistema de manter as informações transparentes em

my entire company. At

toda a empresa. Na

Process Driven, everything's pretty much shared by default

Process Driven, quase tudo é compartilhado por padrão,

from communication to tasks. It's all

da comunicação às tarefas. Está

right there. The only exception to this is passwords where we

tudo ali. A única exceção são as senhas, que a gente

try to keep those secure and separate,

tenta manter seguras e separadas,

but otherwise sharing is caring. And by the way, when I'm talking

mas fora isso, compartilhar é bom. E, aliás, quando eu falo

about how to's or SOPs,

de tutoriais ou SOPs,

I'm talking about standard operating procedures.

estou falando de procedimentos operacionais padrão.

In other words, instructions for how to do things in your

Ou seja, instruções de como fazer as coisas no seu

business.

negócio.

I'm not just sharing them with the one person who needs them.

Eu não compartilho só com a única pessoa que precisa deles.

Everyone has access.

Todo mundo tem acesso.

If you have not been in the practice of creating how-tos for

Se você não tem o costume de criar tutoriais para

your business,

o seu negócio,

I have a free template for that in the description below of the,

eu tenho um modelo gratuito disso na descrição abaixo, com

you know, the structure that we use here that is super simple

a estrutura que a gente usa aqui, que é super simples

and super effective.

e super eficaz.

So feel free to check that out for free if you'd like.

Então dá uma olhada lá, é de graça, se quiser.

One particular thing I love to have in the shared library that

Uma coisa que eu adoro ter nessa biblioteca compartilhada e

you might want to steal as well

que você talvez queira roubar também

is my big picture planning whiteboard.

é o meu quadro de planejamento de visão geral.

This is my big picture where I start to map out, here's what

É o meu panorama, onde eu começo a mapear: é isso que a

Process Driven does today,

Process Driven faz hoje,

here's where I see us in five years, and here are the major

é aqui que eu nos vejo em cinco anos, e estes são os principais

steps I think it takes to get us there.

passos que eu acho que a gente precisa dar para chegar lá.

This is big picture vision stuff, but with some tactical

É coisa de visão de longo prazo, mas com alguns

stepping stones.

degraus bem táticos.

This is something I'm updating all the time, and I do

É algo que eu atualizo o tempo todo, e eu de fato

communicate it to my team.

comunico isso ao meu time.

But even if they want to hear what I'm thinking about before I

Mas mesmo que eles queiram saber o que eu estou pensando antes de eu

actually say it,

dizer de verdade,

all team members have access to this whiteboard that has been

todos os membros do time têm acesso a esse quadro, que já vem

now growing and evolving with the

crescendo e evoluindo junto com o ⏎

business for years. The next system is one for decision

negócio há anos. O próximo sistema é um de tomada de

making, because if you know anything

decisão, porque se você conhece um pouco

about being a small business owner, it means you are

de como é ser dono de um negócio pequeno, sabe que você

making a ton of decisions every day,

toma um monte de decisão todo dia,

and you can try to streamline some of them. Some of them are

e dá para simplificar algumas delas. Outras são

just unavoidable. I used to approach

inevitáveis mesmo. Eu costumava encarar

decision making with a very manual system of weighing the

a tomada de decisão com um sistema bem manual, de pesar as

two different options I had in front

duas opções que estavam na minha frente

of me and thinking, hmm, which outcome is better? Sometimes

e pensar: hmm, qual resultado é melhor? Às vezes

gaming out all those scenarios could

simular todos esses cenários levava

take hours to really think through what's the right choice.

horas até eu realmente pensar qual era a escolha certa.

And that is a pure waste of time.

E isso é puro desperdício de tempo.

Nowadays, the system I use for decision making is asking what's

Hoje em dia, o sistema que uso para decidir é perguntar: qual é

the next thing to test. So if I'm

a próxima coisa a testar? Então, se eu

stuck between two options, I'm not going to go way down the

estou entre duas opções, eu não vou seguir muito

road and think about all the ways it

adiante e pensar em todos os jeitos que aquilo

could spin out, but instead think, what's the one thing I

pode desandar; em vez disso, penso: qual é a única coisa que eu

can test as a next step to help me know

posso testar como próximo passo para saber

which of these two options is right? For example, about a year

qual dessas duas opções é a certa? Por exemplo, mais ou menos um ano

ago, I was debating between adding

atrás, eu estava em dúvida entre acrescentar

more courses or adding more services into process driven.

mais cursos ou mais serviços na Process Driven.

They both had very different paths ahead.

Os dois tinham caminhos bem diferentes pela frente.

Rather than wrestling over this decision based on the

Em vez de ficar me debatendo com a decisão em cima de

armchair hypothetical things, I decided

hipóteses de poltrona, eu resolvi

to test the one unknown variable, which is testing

testar a única variável desconhecida, que era testar

adding services back into

colocar serviços de volta

the business. So I did a test of having one or two clients come

no negócio. Então fiz um teste de receber um ou dois clientes

in a service

em formato de serviço

format, and I thought by the end of that test, I would know, do

e pensei que, no fim daquele teste, eu saberia: a gente quer

we want to offer

oferecer

more services or not? Spoiler alert, we ended up loving it and

mais serviços ou não? Spoiler: a gente acabou amando e

adding more

acrescentando mais

services. But that was all through doing these little tests

serviços. Mas isso tudo veio de fazer esses testinhos

and working in an

e trabalhar de forma

iterative way. But speaking of iteration and doing things

iterativa. Mas, por falar em iteração e em fazer as coisas

little by little, some

aos pouquinhos, algumas

things you simply can't do little by little.

coisas simplesmente não dá para fazer aos pouquinhos.

You have to just sit down and do it, such as this YouTube video.

Você tem que sentar e fazer logo, como este vídeo do YouTube.

And this next system is all about how I make the YouTube

E este próximo sistema é sobre como eu deixo o processo de fazer

video process easier, namely through

vídeo para o YouTube mais fácil, usando

using these little things called Apple Phone Shortcuts.

umas coisinhas chamadas Atalhos do iPhone.

You see, every time I sit down to film a video, I have multiple

Toda vez que eu sento para gravar um vídeo, tem várias

lights I need to turn on,

luzes que preciso ligar,

a camera I need to turn on, another camera I need to turn

uma câmera que preciso ligar, outra câmera que preciso

on, a microphone that needs

ligar, um microfone que precisa

to turn on, all these other steps that need to happen in

ser ligado, e todos esses outros passos que têm que acontecer

order to make sure this video

para garantir que este vídeo

can get published.

possa ser publicado.

Sounds relatively simple, but when you do that for every

Parece simples, mas quando você faz isso a cada

single call, for every single

reunião, a cada

video, multiple times a week, it ended up wasting about an hour

vídeo, várias vezes por semana, isso acabava desperdiçando quase uma hora

of my time a week just

do meu tempo por semana só

clicking buttons and turning things on.

apertando botão e ligando coisa.

And inevitably, I would forget to turn something on and we

E, inevitavelmente, eu esquecia de ligar alguma coisa e a gente

would have like a

acabava com um

weirdly lit video.

vídeo mal iluminado.

The way it works is I have smart plugs into the wall.

Funciona assim: eu tenho tomadas inteligentes na parede.

I click one button. It turns on all of the relevant lights.

Aperto um botão. Ele liga todas as luzes relevantes.

Also sends a text to my spouse, who also works from home, to let

Também manda uma mensagem para o meu marido, que também trabalha de casa, para

him know, hey,

avisá-lo: ei,