6 Tiny Habits That Save Me 15 Hours A Week In My Business

If you want to systemize your business, you need to build

Se quiser sistematizar o seu negócio, precisa de construir

systems and not just set goals.

sistemas e não apenas estabelecer objectivos.

The problem is knowing which systems to set up to actually

O problema é saber quais sistemas a configurar para realmente

save you time can be really

poupar tempo pode ser realmente

overwhelming in a project in and of itself. So in this video, I'm

esmagadora num projeto em si mesmo de si mesmo. Por isso, neste vídeo, estou a

going to share the six

vai partilhar os seis

systems I use in my business every single week to

sistemas que utilizo na minha atividade todas as semanas para

consistently save me time in the hopes that

sempre me poupam tempo na na esperança de que

you can steal them for your business as well. I'm going to

pode roubá-los para o seu negócio também. Eu vou

start off with one I've been

começar com uma que tenho estado

recommending for years to our clients who are coming to us to

recomendando durante anos aos nossos clientes que nos procuram para

systemize their business,

sistematizar a sua atividade,

and that is forms. You see, most people use forms in their

e isso são os formulários. Como vê, a maioria pessoas usam formulários nos seus

business for external-facing

para o exterior

requests, right? If you go to contact a business, you

pedidos, certo? Se for contactar uma empresa, tem de

might go to a contact form.

pode ir para um formulário de contacto.

If you're going to apply for a job at a company, you might

Se se vai candidatar a um emprego numa empresa, pode

contact them through their job application

contactá-los através da sua candidatura candidatura

form. Forms are generally used for external uses, but in my

formulário. Os formulários são geralmente utilizados para utilizações externas, mas no meu

business, I've actually found

negócio, encontrei de facto

using them for myself can be one of the most time-saving systems

utilizá-los para mim pode ser um dos sistemas que mais poupam tempo

I have. Some examples of

Eu tenho. Alguns exemplos de

forms I use in my business are number one, a form to report a

Os formulários que utilizo na minha atividade são número um, um formulário para comunicar um

mistake. So if I spot a mistake,

erro. Portanto, se eu detetar um erro,

say on the website or in the inbox or whatever, as business

digamos, no sítio Web ou na caixa de entrada ou qualquer outra coisa, como negócio

owners do, rather than me just doing it

proprietários fazem, em vez de eu apenas fazê-lo

because it would be faster to do it myself, I built a form to

porque seria mais rápido fazê-lo eu próprio, criei um formulário para

quickly report that to the team.

comunicar rapidamente o facto à equipa.

This makes delegation go from a 10 minute chore to a one minute

Isto faz com que a delegação passe de uma tarefa de tarefa de 10 minutos para uma tarefa de um minuto

type in a form task. Huge time

digitar numa tarefa de formulário. Tempo enorme

savings. Second one, idea form. If I have an idea for something

poupança. A segunda, a forma de ideias. Se eu tiver uma ideia para algo

new and shiny in my business,

novo e brilhante no meu negócio,

normally I would jot it down in a notebook and then lose it

normalmente anotava-o num num caderno e depois perdia-o

forever. Instead, I have a form for

para sempre. Em vez disso, tenho um formulário para

that to quickly capture ideas and put them inside my work

que para captar rapidamente ideias e colocá-las no meu trabalho

tool. The third form that I use that's

ferramenta. A terceira forma que utilizo que é

been particularly helpful is for work trip planning. So lately

tem sido particularmente útil para planeamento de viagens de trabalho. Assim, ultimamente

I've been doing a lot of

Tenho andado a fazer muitas

conferences and in-person networking stuff. And every time

conferências e contactos presenciais e de contactos. E sempre que

I find one of those events,

Eu encontro um desses eventos,

I previously would have to think about all the logistics of

Antes tinha de pensar sobre toda a logística de

planning and organizing and

planeamento e organização e

booking flights and all this other stuff. I could have gone

reservar voos e todas essas outras coisas. Eu podia ter ido

to a travel agent, but that felt like a

a um agente de viagens, mas isso pareceu-me como um

lot of extra steps, especially in today's AI age. So I built a

muitos passos extra, especialmente na atual era da IA. Por isso, criei um

form. Every time I fill in that form

formulário. Cada vez que preencho esse formulário

with basic information about the travel I have upcoming, it

com informações básicas sobre as viagens que tenho pela frente, é

automatically creates a series of

cria automaticamente uma série de

tasks for my team to help coordinate all that needs to

tarefas para a minha equipa ajudar a coordenar tudo o que precisa de ser feito

happen. Some things I have to do,

acontecer. Algumas coisas que tenho de fazer,

some things other people do, but all of those actions are

algumas coisas que outras pessoas fazem, mas todas essas acções são

instantly created from that one form.

criados instantaneamente a partir dessa forma.

These forms don't just save me 20, 30 minutes on creating a

Estes formulários não me poupam apenas 20, 30 minutos na criação de um

bunch of tasks that I have to then do

um monte de tarefas que tenho de depois fazer

or delegate later. They also save me time because I can

ou delegar mais tarde. Também poupam-me tempo porque posso

access them very quickly on the go. The way

aceder-lhes muito rapidamente em em movimento. A forma como

I added these to my phone, by the way, is by sending the link

Adicionei-os ao meu telemóvel, já agora a propósito, é enviando o link

to the form to my phone, whether

para o formulário no meu telemóvel, quer

by texting, emailing, whatever, opening that link, and then

por mensagem de texto, correio eletrónico, o que for, abrindo essa hiperligação, e depois

using the browser settings to add that as

utilizando as definições do browser para adicionar isso como

a shortcut to my homepage. This works for Apple, Android,

um atalho para a minha página inicial. Isto funciona para Apple, Android,

whatever else, but it's a really time

qualquer outra coisa, mas é realmente um tempo

saving tip that I share with pretty much all my clients. Now,

dica de poupança que partilho com praticamente todos os meus clientes. Agora,

speaking of sharing, the second

por falar em partilha, o segundo

system I have is one that is set up once and then is always just

sistema que tenho é um que é configurado uma vez e depois é sempre apenas

saving me time every single week.

poupando-me tempo todas as semana.

And that is a system of having transparent information across

E isso é um sistema de ter informação transparente em todo o

my entire company. At

toda a minha empresa. Em

Process Driven, everything's pretty much shared by default

Orientado por processos, tudo é praticamente partilhado por defeito

from communication to tasks. It's all

da comunicação às tarefas. É tudo

right there. The only exception to this is passwords where we

aqui mesmo. A única exceção a isto são as palavras-passe, onde

try to keep those secure and separate,

tentar mantê-los seguros e separados,

but otherwise sharing is caring. And by the way, when I'm talking

mas, de resto, partilhar é cuidar. E já agora, quando estou a falar

about how to's or SOPs,

sobre como fazer ou SOPs,

I'm talking about standard operating procedures.

Estou a falar de procedimentos procedimentos operacionais padrão.

In other words, instructions for how to do things in your

Por outras palavras, instruções sobre como fazer as coisas no seu

business.

negócio.

I'm not just sharing them with the one person who needs them.

Não estou apenas a partilhá-los com a única pessoa que precisa deles.

Everyone has access.

Toda a gente tem acesso.

If you have not been in the practice of creating how-tos for

Se não tem tido o hábito de prática de criar how-tos para

your business,

o seu negócio,

I have a free template for that in the description below of the,

Tenho um modelo gratuito para o efeito na descrição abaixo do,

you know, the structure that we use here that is super simple

sabe, a estrutura que usamos usamos aqui que é super simples

and super effective.

e super eficaz.

So feel free to check that out for free if you'd like.

Por isso, pode dar uma vista de olhos gratuitamente, se quiserem.

One particular thing I love to have in the shared library that

Uma coisa que gosto muito de ter na biblioteca partilhada que

you might want to steal as well

talvez queiras roubar também

is my big picture planning whiteboard.

é o meu quadro branco de planeamento quadro branco.

This is my big picture where I start to map out, here's what

Este é o meu quadro geral onde eu começo a mapear, aqui está o que

Process Driven does today,

Hoje em dia, a orientação por processos é a mesma,

here's where I see us in five years, and here are the major

é aqui que nos vejo daqui a cinco anos, e aqui estão os principais

steps I think it takes to get us there.

passos que penso serem necessários para nos levar lá.

This is big picture vision stuff, but with some tactical

Trata-se de uma visão de conjunto mas com alguma tática

stepping stones.

trampolins.

This is something I'm updating all the time, and I do

Isto é algo que estou sempre a atualizar a toda a hora, e faço

communicate it to my team.

comunicá-lo à minha equipa.

But even if they want to hear what I'm thinking about before I

Mas mesmo que eles queiram ouvir o que estou a pensar antes de

actually say it,

dizê-lo de facto,

all team members have access to this whiteboard that has been

todos os membros da equipa têm acesso a este quadro branco que foi

now growing and evolving with the

agora a crescer e a evoluir com o

business for years. The next system is one for decision

durante anos. O próximo sistema é um sistema de decisão

making, because if you know anything

porque se sabe qualquer coisa

about being a small business owner, it means you are

sobre ser um pequeno empresário, significa que é

making a ton of decisions every day,

tomar uma tonelada de decisões todos os dia,

and you can try to streamline some of them. Some of them are

e pode tentar simplificar alguns deles. Algumas delas são

just unavoidable. I used to approach

simplesmente inevitável. Eu costumava aproximar-me

decision making with a very manual system of weighing the

decisão com um sistema muito sistema manual de ponderação das

two different options I had in front

duas opções diferentes que eu tinha na frente

of me and thinking, hmm, which outcome is better? Sometimes

de mim e pensar, hmm, qual resultado é melhor? Por vezes

gaming out all those scenarios could

jogar com todos esses cenários poderia

take hours to really think through what's the right choice.

levar horas a pensar realmente para pensar na escolha correta.

And that is a pure waste of time.

E isso é uma pura perda de tempo.

Nowadays, the system I use for decision making is asking what's

Atualmente, o sistema que utilizo para tomada de decisões é perguntar o que é

the next thing to test. So if I'm

a próxima coisa a testar. Portanto, se eu estiver

stuck between two options, I'm not going to go way down the

entre duas opções, não vou não vou descer até ao fundo do

road and think about all the ways it

estrada e pensar em todas as formas de

could spin out, but instead think, what's the one thing I

poderia sair, mas em vez disso pensar, qual é a única coisa que eu

can test as a next step to help me know

pode testar como próximo passo para ajudar saber

which of these two options is right? For example, about a year

qual destas duas opções é correta? Por exemplo, cerca de um ano

ago, I was debating between adding

há algum tempo, estava a debater entre acrescentar

more courses or adding more services into process driven.

mais cursos ou adicionar mais serviços em processos orientados.

They both had very different paths ahead.

Ambos tinham caminhos muito diferentes caminhos a seguir.

Rather than wrestling over this decision based on the

Em vez de se debaterem sobre esta decisão com base no

armchair hypothetical things, I decided

coisas hipotéticas de poltrona, decidi decidi

to test the one unknown variable, which is testing

para testar a única variável desconhecida desconhecida, que está a testar

adding services back into

adicionar serviços de volta ao

the business. So I did a test of having one or two clients come

o negócio. Então fiz um teste de ter um ou dois clientes a vir

in a service

num serviço

format, and I thought by the end of that test, I would know, do

formato, e pensei que no final desse teste, eu saberia, fazer

we want to offer

queremos oferecer

more services or not? Spoiler alert, we ended up loving it and

mais serviços ou não? Spoiler alertamos, acabámos por adorar e

adding more

adicionar mais

services. But that was all through doing these little tests

serviços. Mas tudo isso foi através da realização destes pequenos testes

and working in an

e trabalhar numa

iterative way. But speaking of iteration and doing things

forma iterativa. Mas falando de iteração e de fazer coisas

little by little, some

pouco a pouco, alguns

things you simply can't do little by little.

coisas que simplesmente não se pode fazer pouco a pouco.

You have to just sit down and do it, such as this YouTube video.

É preciso sentar-se e fazer como este vídeo do YouTube.

And this next system is all about how I make the YouTube

E este próximo sistema é todo sobre como eu faço o YouTube

video process easier, namely through

processo de vídeo mais fácil, nomeadamente através de

using these little things called Apple Phone Shortcuts.

utilizando estas pequenas coisas chamadas Atalhos do telemóvel Apple.

You see, every time I sit down to film a video, I have multiple

Sabem, sempre que me sento para filmar um vídeo, tenho vários

lights I need to turn on,

luzes que preciso de acender,

a camera I need to turn on, another camera I need to turn

uma câmara que preciso de ligar, outra câmara que preciso de ligar

on, a microphone that needs

ligado, um microfone que precisa de

to turn on, all these other steps that need to happen in

para ligar, todos estes outros passos que precisam de acontecer em

order to make sure this video

para garantir que este vídeo

can get published.

pode ser publicado.

Sounds relatively simple, but when you do that for every

Parece relativamente simples, mas quando se faz isso para cada

single call, for every single

chamada única, para cada

video, multiple times a week, it ended up wasting about an hour

vídeo, várias vezes por semana, acabou acabava por desperdiçar cerca de uma hora

of my time a week just

do meu tempo por semana só para

clicking buttons and turning things on.

clicar em botões e ligar coisas.

And inevitably, I would forget to turn something on and we

E, inevitavelmente, eu esquecia-me de ligar alguma coisa e nós

would have like a

teria gostado de um

weirdly lit video.

vídeo com uma iluminação estranha.

The way it works is I have smart plugs into the wall.

A forma como funciona é que tenho fichas na parede.

I click one button. It turns on all of the relevant lights.

Carrego num botão. Ele acende todas as luzes relevantes.

Also sends a text to my spouse, who also works from home, to let

Também envia uma mensagem de texto ao meu cônjuge, que também trabalha em casa, para dizer

him know, hey,

ele sabe, ei,